Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Gminnego Zespołu Oświaty w Fabiankach

Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1

1. Regulamin organizacyjny zwany dalej ,,Regulaminem" określa szczegółową strukturę organizacyjną Gminnego Zespołu Oświaty w Fabiankach.
2. Gminny Zespół Oświaty w Fabiankach zwany dalej „GZO” jest jednostką organizacyjną Gminy Fabianki powołaną w celu wykonywania zadań własnych gminy związanych z prowadzeniem szkół podstawowych i oddziałów przedszkolnych.
3. GZO prowadzi wspólną obsługę administracyjną,  finansową i organizacyjną  jednostek obsługiwanych.
4. GZO działa na podstawie:
   1. statutu uchwalonego Uchwałą Nr XX/180/2016 Rady Gminy Fabianki z dnia  29 grudnia 2016 r.
   2. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
   3. ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe
   4. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
   5. innych aktów prawnych obowiązujących pracodawców i jednostki budżetowe, w tym z zakresu rachunkowości oraz określające zadania gmin w sprawach oświaty.

Rozdział 2
Struktura organizacyjna
§ 2

 W Gminnym Zespole Oświaty  wydziela się stanowiska pracy:

• kierownika - 1 etat,
• głównego księgowego - 1 etat,
• stanowisko ds. rozliczeń- 2 etaty,
• stanowisko: pomoc administracyjna- 1 etat,
• kasjer - 1/3 etatu,
• archiwista - 1/4 etatu,
• opiekun uczniów dowożonych do szkół - 3 etaty,
• sprzątaczka - 1/2 etatu .

Rozdział 3
Zasady funkcjonowania Gminnego Zespołu Oświaty
§ 3

1. Pracą GZO kieruje Kierownik, który reprezentuje go na zewnątrz.
2. Kierownik kieruje GZO na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i ponosi odpowiedzialność za wynik jego pracy.
3. W czasie nieobecności Kierownika jego obowiązki pełni  Główny  Księgowy.
4. Kierownik zapewnia warunki pracy, sprawność organizacji oraz praworządne i efektywne funkcjonowanie GZO.
5. Główny Księgowy realizuje wyznaczone przez Kierownika zadania zapewniające kompleksowe rozwiązanie problemów w powierzonym mu zakresie.

§ 4

1. Kierownika GZO zatrudnia Wójt Gminy Fabianki.
2. Kierownik zatrudnia pracowników w formie umów o pracę.

§ 5

1. Szczegółowy zakres czynności dla kierownika GZO określa Wójt Gminy Fabianki.
2. Szczegółowy zakres czynności dla pracowników określa Kierownik.
3. Pracownicy GZO wykonują powierzone im zadania odpowiadając za ich jakość

i terminowość,  ponosząc przewidzianą prawem odpowiedzialność.

1. Przy wykonywaniu obowiązków pracownicy kierują się obowiązującymi przepisami prawa oraz kierunkami działań określonymi przez Kierownika GZO.

§ 6

1. Pracownicy przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy, z wyjątkiem przerwy śniadaniowej.
2. Obieg dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych GZO wprowadzona zarządzeniem Kierownika.
3. Przy załatwianiu spraw pracownicy winni zachować uprzejmość i życzliwość w kontaktach z dyrektorami i innymi pracownikami obsługiwanych jednostek oraz z petentami i kontrahentami.
4. Kontrolę i koordynację działań sprawuje Kierownik oraz Główny Księgowy w zakresie spraw powierzonych mu do kompleksowego rozwiązania.
5. Zasady znakowania pism określa Kierownik przy uwzględnieniu obowiązujących przepisów prawa.

Rozdział 4
Kierownictwo, zakres obowiązków i uprawnień na stanowiskach
§ 7

1. Zakres obowiązków Kierownika GZO obejmuje w szczególności:
2. zapewnienie warunków sprawnego funkcjonowania GZO,
3. właściwe i racjonalne dysponowanie składnikami majątkowymi GZO w zakresie zwykłego zarządu,
4. podejmowanie decyzji w sprawach majątkowych i finansowych GZO w granicach udzielonego przez Wójta Gminy Fabianki  pełnomocnictwa,
5. opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta Gminy, regulaminów konkursowych w zakresie spraw związanych z prowadzoną działalnością, a także  innych dokumentów o charakterze organizacyjnym,
6. współdziałanie z dyrektorami jednostek obsługiwanych przy sporządzaniu projektów arkuszy organizacyjnych szkół,
7. dysponowanie środkami finansowymi zatwierdzonymi w preliminarzu budżetowym GZO,
8. kontrola merytoryczna i zatwierdzanie dokumentów księgowych, dochodów, list płac i wydatków GZO oraz jednostek obsługiwanych,
9. wykonywanie kompetencji kierownika zakładu pracy w tym:

a) zapewnienie warunków i sprawności organizacji pracy,
b) zatrudnianie pracowników,
c) ustalanie zakresu obowiązków i odpowiedzialności pracowników,
d) koordynacja pracy i kontrola wewnętrzna,

1. reprezentowanie GZO na zewnątrz,
2. uzgadnianie z dyrektorami obsługiwanych jednostek projektów planów finansowych, sposobu ich realizacji oraz zmian w tych planach w zakresie niezastrzeżonym do kompetencji innych organów,
3. nadzór nad prawidłowością i merytoryczną poprawnością dokumentów kadrowo­ organizacyjnych,
4. sprawdzanie poprawności wyliczenia subwencji oświatowej dla gminy i w przypadku stwierdzenia braków, przygotowywanie wniosków o korektę,
5. przygotowywanie wniosków o udzielenie dotacji na cele oświatowe oraz ich rozliczanie,
6. prowadzenie i koordynowanie działań w zakresie systemu informacji oświatowej,
7. organizowanie i rozliczanie dowozu dzieci do szkół,
8. zapewnienie i rozliczanie bezpłatnego transportu dzieciom i uczniom niepełnosprawnym,
9. przedstawienie Radzie Gminy, Wójtowi i Skarbnikowi Gminy sprawozdań i informacji o realizacji zadań oświatowych jednostek obsługiwanych i w innych sprawach dotyczących GZO i obsługiwanych jednostek,
10. przygotowywanie projektów uchwał, regulaminów dotyczących spraw oświatowych,
11. przygotowywanie projektów decyzji dotyczących skierowań do kształcenia specjalnego,
12. przygotowywanie dokumentacji związanej z awansem zawodowym nauczycieli, nagrodami i innymi zadaniami wynikającymi z Karty Nauczyciela,
13. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i kontrolą udzielonej dotacji przedszkolom, szkołom publicznym i niepublicznym przez osoby prawne lub przez osoby fizyczne,
14. prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych,
15. prowadzenie spraw związanych z rządowymi i unijnymi programami dotyczącymi oświaty,
16. prowadzenie spraw związanych ze stypendiami sportowymi,
17. prowadzenie spraw związanych z organizacjami pozarządowymi,
18. prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych,
19. realizacja innych zadań wynikających z prawa oświatowego lub zleconych przez Wójta Gminy Fabianki.
2. Kierownik odpowiada w szczególności za:
3. prawidłową obsługę finansowo-księgową obsługiwanych jednostek oraz sprawność działania GZO;
4. terminowe opracowanie projektu i realizacje planu finansowego GZO oraz współodpowiada z dyrektorami jednostek obsługiwanych za terminowe i rzetelne opracowywanie projektów planów finansowych tych jednostek,
5. właściwą gospodarkę środkami budżetowymi, w tym oszczędną i rytmiczną realizację funduszu płac GZO i jednostek obsługiwanych,
6. przestrzeganie dyscypliny budżetowej w GZO i w obsługiwanych placówkach,
7. zawiadamianie właściwych organów o znamionach naruszenia dyscypliny budżetowej w GZO i obsługiwanych p1acówkach,
8. rzetelne sporządzanie i terminowe przedkładanie analiz i sprawozdań,
9. prawidłowe wydatkowanie środków budżetowych zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

§ 8

1. Zakres obowiązków i odpowiedzialności Głównego Księgowego GZO wynika z ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 poz. 305) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217).
2. W szczególności do obowiązków Głównego Księgowego należy:
3. opracowywanie wewnętrznych uregulowań w zakresie rachunkowości, w tym określenie zasad (polityki) rachunkowości oraz innych instrukcji i procedur,
4. opracowywanie planów finansowych, analiza i sprawozdawczość z wykonania tych planów oraz bilansu jednostki,
5. prowadzenie całości rachunkowości, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych,
6. prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
7. wykonywanie obowiązków głównego księgowego dla jednostek obsługiwanych,
8. nadzór i kontrola nad działalnością finansową jednostek obsługiwanych,
9. koordynowanie czynności inwentaryzacyjnych składników majątkowych jednostek obsługiwanych i prowadzenie ewidencji, przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów,
10. prowadzenie rachunkowości i rozliczanie zadań realizowanych przez jednostki obsługiwane ze środków dotacji budżetu państwa oraz środków zewnętrznych,
11. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości,
12. dekretowanie dokumentów, rachunków i faktur,
13. prowadzenie ewidencji środków trwałych,
14. nadzorowanie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych,
15. prowadzenie korespondencji i dokumentacji w zakresie spraw finansowo-księgowych,
16. uzgadnianie kont rozrachunkowych,
17. uzgadnianie kont pozabilansowych,
18. prowadzenie i rozliczanie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych szkół,
19. współpraca z bankiem w zakresie obsługi rachunków bankowych,
20. pełnienie zastępstwa w razie nieobecności kierownika,
21. wykonywanie innych, niewymienionych wyżej zadań zleconych przez kierownika GZO.

§ 9

1. Obowiązki i uprawnienia na samodzielnym stanowisku ds. rozliczeń:
2. sporządzanie decyzji, przelewów i sprawozdań  dotyczących wynagrodzeń, potrąceń.
3. sporządzanie list płac,
4. rozliczanie podatku dochodowego,
5. sporządzanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS,
6. prowadzenie kartotek zasiłkowych,
7. wystawianie zaświadczeń o zarobkach,
8. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur związanych z obsługą szkół i GZO,
9. przygotowywanie dokumentów, rachunków i faktur,
10. opisywanie faktur, przygotowywanie przelewów,
11. rozliczanie środków przeznaczonych na zadania wymagające stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży,
12. rozliczanie środków na poszczególne jednostki obsługiwane,
13. prowadzenie teczek akt osobowych dyrektorów szkół oraz pracowników GZO oraz bieżące ich aktualizowanie,
14. sporządzanie dokumentów pracowników przechodzących na rentę lub emeryturę,
15. prowadzenie spraw z zakresu obsługi płacowej pracowników pedagogicznych, administracyjno-obsługowych szkół oraz pracowników GZO,
16. naliczanie i wypłacanie miesięcznych wynagrodzeń z funduszu płac i zasiłków ZUS dla pracowników oświaty,
17. obsługa bankowości elektronicznej związanej z płacami i stypendiami,
18. prowadzenie spraw związanych z pokryciem kosztów wychowania przedszkolnego przez gminę, której mieszkańcem jest uczeń,
19. sporządzanie statystyk, sprawozdań i raportów oraz zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami,
20. przygotowywanie dokumentacji dla US, ZUS, PEFRON, GUS, PPK,
21. prowadzenie obsługi ubezpieczeń pracowników,
22. prowadzenie spraw związanych z rentami i emeryturami,
23. prowadzenie i rozliczanie ZFŚS, ewidencja dokumentów dotyczących ZFŚS,
24. rozliczanie delegacji służbowych,
25. rozliczanie stypendiów sportowych,
26. pełnienie zastępstwa w razie nieobecności głównej księgowej,
27. wykonywanie innych, niewymienionych wyżej zadań zleconych przez kierownika GZO.

§ 10

1. Zakres zadań na stanowisku pomoc administracyjna:
2. odbieranie korespondencji i prowadzenie jej rejestracji  zgodnie z dokumentacją kancelaryjną GZO,
3. czuwanie nad terminowym realizowaniem poleceń i załatwianiem korespondencji,
4. odbieranie telefonów, wykonywanie rozmów telefonicznych lub kierowanie ich do odpowiednich pracowników,
5. obsługa poczty internetowej biura GZO oraz bieżące śledzenie stron internetowych związanych ze zmianami oświatowymi,
6. czuwanie nad zaopatrzeniem biura w materiały i artykuły piśmienne oraz druki,
7. sporządzanie przelewów,
8. rozliczanie finansowania zakupu podręczników szkolnych,
9. realizacja zadań związanych z dofinansowaniem kształcenia młodocianych pracowników
10. prowadzenie spraw związanych z pomocą o charakterze socjalnym dla uczniów,
11. sporządzanie projektów decyzji, przelewów i sprawozdań  dotyczących stypendiów socjalnych do zatwierdzenia,
12. przygotowywanie wniosków oraz prowadzenie dokumentacji w zakresie pomocy socjalnej dla uczniów,
13. wstępne sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur związanych  z obsługą szkół i GZO,
14. kontrolowanie spełniania obowiązku nauki przez młodzież zamieszkałą na terenie Gminy Fabianki,
15. przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników szkół i pracowników GZO oraz bieżącymi zmianami związanymi ze stosunkiem pracy,
16. prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem osób na umowy zlecenia,
17. kompletowanie dokumentów pracowników przechodzących na rentę lub emeryturę,
18. pełnienie zastępstwa w razie nieobecności na stanowisku ds. rozliczeń,
19. wykonywanie innych, niewymienionych wyżej zadań zleconych przez kierownika GZO.

§ 11

1. Zakres zadań na stanowisku kasjera:
2. przyjmowanie wpłat gotówkowych i dokonywanie wypłat gotówkowych z konta podstawowego jednostki,
3. odprowadzanie wpłat do banku,
4. przyjmowanie wpłat gotówkowych i dokonywanie wypłat gotówkowych z konta Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
5. sporządzanie bieżących raportów kasowych zgodnie z dokumentacją kasową,
6. wystawianie czeków bankowych,
7. wykonywanie innych poleceń przełożonych.

§ 12

1. Zakres zadań na stanowisku archiwisty:
2. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zgodnie z instrukcją archiwalną,
3. przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
5. przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
6. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
7. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
8. doradzanie jednostkom obsługiwanym w zakresie właściwego postępowania  z dokumentacją.

 § 13

1. Zakres zadań na stanowisku opiekuna uczniów dowożonych do szkół:
2. Opiekun jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo uczniów w trakcie wsiadania lub wysiadania z autobusu szkolnego oraz w trakcie przejazdu. W trakcie realizacji przewozu przebywa wewnątrz autobusu;  
3. Po zatrzymaniu się pojazdu otwiera drzwi;
4. Nadzoruje wsiadanie uczniów służąc w razie potrzeby pomocą;
5. Po wejściu wszystkich uczniów do pojazdu opiekun sprawdza, czy uczniowie zajęli miejsca (siedzące i stojące);
6. Po zamknięciu drzwi pojazdu oraz sprawdzeniu, czy zamknięte są drzwi, opiekun przekazuje sygnał kierowcy do kontynuowania jazdy.
7. W trakcie wykonywania czynności związanych z opieką ściśle współpracuje z kierowcą pojazdu w zakresie bezpiecznego przewozu.
8. W trakcie przejazdu opiekun na bieżąco kontroluje stan ładu i bezpieczeństwa w autobusie podejmując skuteczną interwencję w razie jego naruszenia. W razie konieczności, w celu zapewnienia bezpieczeństwa, opiekun ma prawo do podjęcia decyzji o zatrzymaniu pojazdu w celu przywrócenia bezpiecznych warunków jazdy. W takim przypadku kierowca zobowiązany jest do zatrzymania pojazdu w najbliższym miejscu niezagrażającym bezpieczeństwu na drodze.
9. Przywrócenie ładu i bezpieczeństwa w pojeździe należy dokonać bez jakichkolwiek form przemocy fizycznej.
10. W trakcie wysiadania uczniów, po zatrzymaniu się pojazdu opiekun otwiera drzwi pojazdu. W przypadku braku opiekuna dziecka - osoby dorosłej, upewnia się, czy zachowane są warunki bezpiecznego wysiadania – a w szczególności czy poruszające się po drodze pojazdy nie stanowią zagrożenia dla wysiadających. Dzieci w wieku przedszkolnym oraz z klas pierwszych szkoły podstawowej bezwzględnie przekazywane są osobie dorosłej ( rodzic/opiekun). Pozostali uczniowie wysiadają zgodnie z oświadczeniem rodziców.
11. Nadzoruje wysiadanie uczniów służąc im w razie potrzeby pomocą.
12. Po wyjściu wszystkich uczniów na danym przystanku, opiekun zajmuje miejsce w pojeździe i daje sygnał kierowcy w celu kontynuacji jazdy.
13. Odpowiedzialność i podjęcie obowiązków opiekuna rozpoczyna się z chwilą zatrzymania się autobusu szkolnego w pierwszym miejscu zatrzymania rozpoczynającym dowóz uczniów, a kończy się z chwilą opuszczenia pojazdu przez ostatniego ucznia w miejscu zatrzymania kończącym odwóz.
14. Jeżeli w szkołach dzieci z oddziału przedszkolnego, uczniowie z klas I-III i uczniowie niepełnoprawni oczekują w świetlicy, obowiązkiem opiekuna jest ich przeprowadzenie do pojazdu.
15. Po opuszczeniu środka transportu przez uczniów, opiekun dokonuje przeglądu wnętrza pojazdu i w przypadku stwierdzenia pozostawienia przez uczniów przedmiotów (np. torba, odzież, itp.) przekazuje znalezione przedmioty kierowcy pojazdu bądź przekazuje je do szkoły.
16. W przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia zasad bezpieczeństwa w trakcie przewozu oraz pomimo podjęcia interwencji w celu przywrócenia bezpieczeństwa – nie przyniosła ona oczekiwanych skutków, opiekun powiadamia o tym fakcie dyrektora szkoły, do której uczeń jest dowożony.

 § 14

1. Zakres zadań na stanowisku sprzątaczki:
2. Utrzymywanie w należytej czystości przydzielonych do sprzątania pomieszczeń i najbliższego otoczenia przed budynkiem,
3. Zamiatanie, mycie i dezynfekcja podłóg,
4. Wycieranie kurzu na meblach, parapetach, sprzęcie komputerowym itp.,
5. Usuwanie zabrudzeń z przeszkleń, luster, mycie okien i drzwi,
6. Czyszczenie i odkażanie toalet i urządzeń sanitarnych i urządzeń kuchennych,
7. Opróżnianie koszy na śmieci i pojemników niszczarek do papieru,
8. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.

Rozdział 5
Postanowienia końcowe
§ 15

1. Regulamin i zmiany niniejszego Regulaminu podlegają akceptacji przez Wójta Gminy Fabianki.
2. Do zmiany niniejszego Regulaminu stosuje się tryb przewidziany dla jego wprowadzenia.

 § 16

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa.